Cosa devo comunicare ai miei fornitori?

Occorre preliminarmente decidere come si riceveranno le fatture:

Ricezione attraverso la PEC aziendale

Sono diversi i fattori che sconsigliano questa soluzione (a meno che il numero di fatture annue da ricevere sia assolutamente esiguo):
  • Ho nella stessa casella PEC sia le fatture che le comunicazioni importanti (comunicazioni istituzionali, raccomandate etc) generando possibile confusione
  • La casella PEC è letta dall'amministratore e  non dalla contabilità
  • La casella PEC è troppo piccola per contenere le fatture (attenzione agli allegati!)

Ricezione attraverso PEC dedicata

Da percorrere per separare il traffico generato dalle fatture da quello istituzionale, ma sempre con un numero di fatture che ne consenta la gestione. Ricordialo che i files fatture in questo caso devono essere estratti manualmente dalla PEC che è una sorta di "matrioska".

Ricezione attraverso intermediario

Soluzione consigliata nel caso di fatture fornitori in numero significativo, che consente anche di automatizzare le attività. Scelta naturale nel caso si sia scelto già l'intermediario per l'invio delle fatture attive.

Nei primi due casi, invierò ai miei fornitori l'indirizzo della casella PEC sulla quale si intendono ricevere le fatture elettroniche.
Nel terzo caso, invierò ai miei fornitori il codice di 7 caratteri che identifica l'intermediario utilizzato. Si noti che il codice identifica l'intermediario e non l'azienda destinataria (che sarà desunta dalla partita IVA presente nel file fattura). Sarà quindi del tutto normale comunicare avere lo stesso codice intermediario di altri.

... e gli altri?


Esisteranno senz'altro fornitori a cui sarà impossibile comunicare il proprio "indirizzo telematico"; ad esempio le grandi aziende fornitrici di utenze che non abbiano predisposto una pagina dedicata su cui registrare il proprio indirizzo.
In questo caso si rischia che i fornitori trasmettano le fatture: 
  • alla casella PEC istituzionale reperita attraverso il sito https://www.inipec.gov.it/ il che implica che se vi siete avvalsi di un intermediario riceverete parte delle fatture sulla PEC, vanificando gli automatismi predisposti
  • o peggio che emettano la fattura con il codice destinatario 0000000 che implica che vi dovrete scaricare la fattura dal vostro cassetto fiscale
Fortunatamente l'Agenzia delle Entrate ha predisposto un meccanismo per "forzare" l'indirizzo di destinazione secondo il proprio desiderio. Per farlo, dovrete accedere con le credenziali (se non le avete avrete senz'altro delegato il commercialista o l'associazione di categoria) alla pagina dedicata al servizio "fatture e corrispettivi" dell'AdE.
Da qui potete procedere alla "Registrazione della modalità di ricezione della fattura elettronica" dove indicherete le vostre preferenze (codice intermediario oppure PEC).
Questo indirizzo sostituisce qualunque indicazione abbiano fatto i vostri fornitori, indirizzando comunque le fatture sul canale da voi prescelto. 

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